Digitalisierung in Kommunen gelingt nur mit den Menschen 

Digitalisierung ist längst mehr als nur ein Schlagwort – sie verändert unseren Alltag, unsere Arbeitswelt und auch Kommunen grundlegend. In unserem Podcast „mensch.digital“ trifft Martin Schmiedel, Vorstand der GFKD AG, auf Persönlichkeiten, die diesen Wandel aktiv gestalten. Es geht um Geschichten, um Erfahrungen und um die Frage, wie Digitalisierung dort funktioniert, wo Menschen im Mittelpunkt stehen.

In dieser Folge spricht Martin Schmiedel mit Manfred Birling (Leitung IT u. Digitalisierung CIO/CDO, Stadt Königsbrunn) darüber, dass pragmatische Herangehensweise, konsequente Nutzerorientierung und der Mensch als zentraler Erfolgsfaktor der Digitalisierung den Unterschied machen hin zu einer gelungenen digitalen Transformation.

Diese Podcast Folge macht deutlich, dass vor allem kleine und mittlere Verwaltungen vor einer großen Herausforderung stehen: Zwischen politischen Erwartungen, steigender Komplexität und begrenzten Ressourcen stehen Kommunen vor der Herausforderung, funktionierende und greifbare Lösungen umzusetzen. Gleichzeitig zeigt sich ein widersprüchliches Bild: Während über KI, Smart City und digitale Souveränität diskutiert wird, kämpfen viele Kommunen noch mit grundlegenden Strukturen. Besonders kleine und mittlere Verwaltungen geraten bei der Umsetzung schnell an ihre Grenzen.

• Digitale Transformation in der Kommunalverwaltung
• Interkommunale IT-Zusammenarbeit als Erfolgsmodell
• Akzeptanz als zentraler Erfolgsfaktor
• Standardisierung, Sicherheit und moderne IT-Services
• New Work und Arbeitgeberattraktivität im öffentlichen Dienst

1. Akzeptanz entscheidet über Erfolg
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern an mangelnder Akzeptanz. Mitarbeitende und Nutzende müssen konkrete Vorteile im Alltag erleben, sonst bleibt Veränderung wirkungslos.

2. Prozesse neu denken, statt nur zu digitalisieren
Bestehende Abläufe einfach zu digitalisieren, verstärkt oft ineffiziente Strukturen. Erst durch das konsequente Neudenken von Prozessen entsteht echter Mehrwert.

3. Zusammenarbeit ist der Schlüssel für kleine Kommunen
Interkommunale Kooperation ermöglicht ein professionelles IT-Niveau, das einzelne Gemeinden allein nicht erreichen könnten. Gemeinsame Strukturen schaffen Effizienz und Qualität.

4. Standardisierung schafft Sicherheit und Qualität
Ein klar definierter Standard sorgt für vergleichbare Qualität und reduziert Komplexität. Die eingesetzten Tools können variieren – entscheidend ist das erreichte Ergebnis.

5. Moderne Arbeitsplätze steigern Attraktivität
New Work, flexible Arbeitsmodelle und zeitgemäße Technik sind heute zentrale Faktoren im Wettbewerb um Fachkräfte – auch im öffentlichen Dienst.

Manfred Birling setzt bewusst auf Pragmatismus: Digitalisierung muss einen realen Nutzen bringen – für Bürgerinnen und Bürger ebenso wie für Mitarbeitende in der Verwaltung. Einzelne Prozessschritte zu digitalisieren reicht nicht aus. Entscheidend ist die Ende-zu-Ende-Betrachtung.

Ein prägendes Beispiel ist die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Statt auf abstrakte Schulungskonzepte zu setzen, vermittelte Birling die Anwendung anhand konkreter Praxisfälle. Erst dadurch entstanden echte Aha-Momente und die notwendige Akzeptanz.

Ein weiterer zentraler Baustein ist die interkommunale Zusammenarbeit. Das Team in Königsbrunn betreut mittlerweile mehrere Rathäuser und Schulen. Gerade kleinere Kommunen profitieren, da ihnen eigene IT-Strukturen und Fachpersonal fehlen. Grundlage für dieses Modell ist Vertrauen, das über Jahre gewachsen ist.

Auch technologisch zeigt sich der Ansatz klar: zentrale IT-Services, automatisierte Prozesse, moderne Sicherheitskonzepte wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und kontinuierliche Schulungen schaffen ein professionelles Niveau unabhängig von der Größe der Kommune.

Parallel wird gezielt in die eigene Organisation investiert. Mit modernen Arbeitsplätzen, flexiblen Raumkonzepten und mobilen Arbeitsmöglichkeiten positioniert sich die Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber. Ein Ansatz, der zunehmend Wirkung zeigt bis hin zu Initiativbewerbungen.