Der Weg zu digitalen Bürgerdiensten - So digitalisieren Sie Ihre Verwaltung

Das Bürgeramt ist der wichtigste Kontakt einer Kommune zu ihren Bürgerinnen und Bürgern. Alle wichtigen Dienstleistungen und Bürgerdienste sollen den Einwohnern einer Gemeinde hier möglichst unkompliziert und bequem zur Verfügung stehen.

Im aktuellen Zeitalter der Digitalisierung bedeutet das für Kommunen und Gemeinden, sie müssen ihre Bürgerdienste digital zur Verfügung stellen. Um das zu untermauern, wurde ein Gesetz erlassen: das Onlinezugangsgesetz (OZG). Es besagt, dass Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger digital anbieten müssen.

Die Vorteile von digitalen Bürgerdiensten

Bundesweit ist schon viel passiert. Immer mehr Bürgerbüros haben zumindest einen Teil ihrer Verwaltungsleistungen digitalisiert. Doch es gibt noch viel zu tun, denn statistisch gesehen wird ein Bürgerdienst von jedem Bürger und jeder Bürgerin alle 5 Jahre benötigt. Meist um einen Personalausweis oder Reisepass zu beantragen oder um den eigenen Wohnsitz an-, um- oder abzumelden.

Oft sind diese Behördengänge mit einer langen Wartezeit verbunden und deshalb für die Besucherinnen und Besucher eine eher lästiger Pflichtbesuch.
Auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Verwaltung ist es nicht leidig, so viele Menschen auf einmal „abarbeiten“ zu müssen. Die Digitalisierung Ihrer Bürgerdienste bietet somit nicht nur Entlastung für die Bürgerinnen und Bürger, sondern auch für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Darauf sollten Sie bei der Einführung digitaler Bürgerdienste achten

Neben den technischen und finanziellen Grundvoraussetzungen gibt es noch einige weitere Aspekte, die Sie beachten sollten, um Ihre Bürgerdienste sinnvoll und nachhaltig zu digitalisieren.

• Oberstes Ziel sollte sein, Bürgerdienste für Ihre Bürgerinnen und Bürger zu vereinfachen und zu verbessern. Führen Sie sich immer wieder vor Augen, wem die Digitalisierung helfen soll. Nur so können Sie bürgernahe Services und Lösungen entwickeln.
• Nutzen Sie neue Technologien. Wägen Sie ab, wo es am sinnvollsten ist, diese einzusetzen und damit Ihre Belegschaft zu entlasten.
• Binden Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit ein. Fordern und fördern Sie sie, denn sie tragen eine entscheidende Rolle, um neue Prozesse umzusetzen. Sie benötigen Weiterbildungen oder Schulungen und sollten zudem frühzeitig an Digitalisierungsvorhaben beteiligt werden.

Welche Bürgerdienste lassen sich digitalisieren?

Eine große Anzahl von Bürgerdiensten kann heutzutage digital abgebildet werden. Erst- und Folgeberatungen sowie das Helfen beim Ausfüllen von Anträgen können digital stattfinden. Weitere Verwaltungsvorgänge, die digital ohne Weiteres erledigt werden können, sind zum Beispiel:

• Auskünfte über Registereinträge
• Baugenehmigungen
• Fahrzeugzulassungen
• Gewerbean-, um- und abmeldungen
• Wohnungsgeberbescheinigungen

Und falls trotz aller digitalen Möglichkeiten ein persönlicher Kontakt benötigt oder gewünscht wird, lässt sich auch der Termin dafür kurzerhand digital vereinbaren.

Eine App für alle Bürgerdienste

Nicht nur Bürgerdienste lassen sich digital für alle Bürgerinnen und Bürger zusammenfassen, auch sämtliche Informationen rund um eine Gemeinde können übersichtlich digital dargestellt werden. Zum Beispiel in einer App: kommune.digital.app.
Mit verschiedenen Modulen und Funktionen haben Sie die Möglichkeit, neben Bürgerdiensten rund um Ihr digitales Rathaus auch Dokumente einzuscannen und viele verschiedene Informationen zur Verfügung zu stellen.
Unter anderem:

• aktuelle Informationen auf einen Blick
• Termine für zukünftige Events
• die aktuelle Corona-Verordnung
• eine Übersicht über E-Ladesäulen
• kontaktlose Mängelmeldung

Das sind nur einige von vielen umfangreichen Funktionen für Ihre Bürgerinnen und Bürger. Wenn Sie mehr zu weiteren Funktionen, Preisen und möglichen Paketen erfahren oder direkt einen kostenlosen Beratungstermin buchen möchten, dann erhalten Sie hier weitere Informationen.

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