E-Payment und Finanzmanagement für Kommunen

Wie werden wir in Zukunft bezahlen? Welche Vorteile und Herausforderungen bringt E-Payment für die Kommunen?

Das Onlinezugangsgesetz (OZG), welches bis Ende 2022 realisiert werden muss, besagt unter anderem, dass gebührenpflichtige Verwaltungsleistungen nicht nur online bereitgestellt werden müssen, sondern auch, elektronisch bezahlbar sein sollen.

Es gibt also eine Menge zu tun. Erfahren Sie deshalb hier, was es mit Finanzmanagement und E-Payment für Kommunen auf sich hat und wie Städte, Gemeinden und öffentliche Einrichtungen davon profitieren können. Außerdem stellen wir Ihnen unsere kommune.digital.app vor, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Verwaltungsleistungen einschließlich einer E-Payment-Funktion Ihren Bürgerinnen und Bürgern elektronisch zur Verfügung zu stellen.

Die Bedeutung von E-Payment in Kommunen

E-Payment ist die Zahlung per Kreditkarte, Debitkarte oder per Banküberweisung über das Internet. Dabei wird das Geld nicht in bar übergeben, sondern es wird eine elektronische Überweisung getätigt. Diese Zahlungsmethode ermöglicht es, Zahlungen schnell und einfach zu erledigen. Deshalb ist E-Payment aus der heutigen Zeit nicht mehr wegzudenken und wird vor allem beim immer beliebter werdenden Online-Einkaufen genutzt.

Aber auch in anderen Branchen treffen wir immer häufiger auf die Zahlungsmöglichkeit E-Payment. Zum Beispiel in der Gastronomie, in der Kultur, in Bildung und Sport, aber auch im stationären Handel. Das erhöht natürlich den Druck auf unsere öffentlichen Einrichtungen.

Laut einer von S-Public-Services durchgeführten Studie bieten bereits 81 Prozent der befragten Kommunen für mindestens eine Verwaltungsleistung ein E-Payment-Verfahren an. Allerdings ist die aktive Nutzung und Akzeptanz noch nicht überall durchgedrungen.

Woran liegt es, dass E-Payment in Kommunen noch nicht vollständig implementiert ist?

Die Integration von neuen Systemen kann einen hohen Zeit- und Kostenaufwand verursachen und nicht jede Kommune hat die nötigen Ressourcen oder finanziellen Mittel dafür. Umso wichtiger ist es, den Aufwand für die Integration sorgfältig zu planen und durchzuführen.
Viele Kommunen haben Sorgen und Bedenken bezüglich der Datenschutz-Sicherheit bei der Einführung von E-Payment. Dies ist verständlich, da bei einer elektronischen Zahlungsmethode immer die Gefahr besteht, dass sensible Daten in falsche Hände geraten. Allerdings bietet E-Payment auch einige Vorteile, wie zum Beispiel eine schnellere und einfachere Abwicklung von Zahlungen. Dennoch müssen Kommunen sicherstellen, dass ihre Daten sicher und geschützt sind, wenn sie E-Payment einführen. Dasselbe gilt für die Daten ihrer Bürgerinnen und Bürger.
Kommunen haben häufig Schwierigkeiten, ihren Mitarbeitenden die notwendige Kompetenz und Akzeptanz für E-Payment-Dienste zu vermitteln. Dies liegt häufig daran, dass die Kommunen selbst nicht genügend Erfahrung und Wissen in diesem Bereich haben. Darüber hinaus ist die Akzeptanz von E-Payment-Diensten, gerade in der älteren Bevölkerung noch nicht weit verbreitet, was es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wiederum schwierig macht, diese Dienste erfolgreich zu implementieren.
Ein weiteres Problem ist, dass die Kommunen in Deutschland nicht genügend IT-Personal haben, um E-Payment einzuführen. Dies führt dazu, dass notwendige technische Infrastrukturen nicht bereitgestellt werden können.
Die Einführung von E-Payment ist ein komplexes Verfahren. Es gibt viele verschiedene Aspekte, die berücksichtigt werden müssen, bevor ein erfolgreiches E-Payment-System eingeführt werden kann. Zunächst einmal müssen die technischen Anforderungen erfüllt sein. Dazu gehört die Bereitstellung einer sicheren und zuverlässigen Internetverbindung sowie die Bereitstellung der erforderlichen Hardware und Software. Darüber hinaus müssen auch die rechtlichen Rahmenbedingungen berücksichtigt werden. Dazu gehören die Regeln und Vorschriften, die für E-Payment-Systeme gelten, sowie die Bestimmungen, die für die Verarbeitung von Zahlungen gelten. Die Koordination all dieser Punkte gestaltet sich oft nicht einfach.
In kommunalen Rechenzentren sind die Prozesse oft zu langsam. Dies liegt häufig an der veralteten Hardware und Software. Um die Prozesse zu beschleunigen, ist es oft notwendig, die Hardware und Software aufzurüsten. Dies kostet jedoch viel Geld und ist daher für viele Kommunen nicht möglich.

Kommunale Anforderungen an E-Payment

Eine der wichtigsten Anforderungen, die Kommunen an E-Payment stellen, ist eine eindeutige Zahlungsgarantie. Es muss sichergestellt sein, dass die Zahlung auch in einem Streitfall erfolgt. Ein weiterer Punkt ist die Benutzerfreundlichkeit. Ein E-Payment Zahlverfahren sollte möglichst einfach zu bedienen sein, denn das führt wiederum zu einer höheren Akzeptanz unter den Bürgerinnen und Bürgern. Nicht zuletzt sollte der interne Verwaltungsaufwand möglichst gering sein und im besten Fall sogar eine Personalkostenersparnis hervorrufen. Dies kann zum Beispiel erfolgen, indem das System eine automatische Zuordnung von Beträgen auf Fachkonten ermöglicht.

Die kommunalen Anforderungen an E-Payment zusammengefasst:

Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften
Schaffung einer sicheren und zuverlässigen Zahlungsgarantie
geringer Verwaltungsaufwand
hohe Benutzerfreundlichkeit

Hohe Kosten durch Bargeld und Überweisungen

Die Abwicklung von Zahlungen mit Bargeld oder per Überweisung erzeugt enorm hohe Personalkosten. Dies zeigt auch die von S-Public Services in Auftrag gegebene Studie (1). Laut ihr werden in 60 Prozent der Städte mit mehr als 75.000 Einwohnern jeden Monat 100 Arbeitsstunden damit verbracht, händisch Zahlungen mit Bargeld oder Überweisungen abzuwickeln. In noch größeren Städten liegt der Anteil sogar bei 67 Prozent.

Das hohe Potenzial der Verbesserung von Verwaltungsleistungen an Bürgerinnen und Bürgern lässt sich auch in der damit verbundenen Anzahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erkennen. Während in kleineren Städten und Gemeinden mit bis zu 75.000 Einwohnern nur selten mehr als 5 Vollzeitkräfte routiniert eingehende Zahlungen bearbeiten, so sind es bei einer höheren Einwohnerzahl deutlich mehr. Würde sich die Zeit, in der die Mitarbeitenden mit händischen Zahlungsabwicklungen beschäftigt sind, reduzieren lassen, so ließe sich die gewonnene Zeit für die Verbesserung der Services für die Bürgerinnen und Bürger nutzen. Sprech- und Beratungszeiten ließen sich beispielsweise verlängern, während sich die Bearbeitungszeit einzelner Verwaltungsdienste reduzieren würde.

Wie Sie E-Payment in Ihrer Kommune etablieren

Die Umstellung auf E-Payment in Kommunen ist ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung. Dies bringt viele Vorteile mit sich, aber auch einige Herausforderungen. Wie kann man die Umstellung nun so gestalten, dass sie sich leicht etablieren lässt und möglichst effizient ist?

Etablieren Sie einheitliche Standards

Durch die Eigenständigkeit deutscher Kommunen ist die IT-Landschaft im deutschen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen sehr unterschiedlich. Das bedeutet, jede Kommune kann eigene Systeme nutzen. Es gibt zwar einige Standards, aber diese werden aufgrund individualisierter Lösungen kaum genutzt. Daraus ergibt sich, dass in den Verwaltungen viele technische Lösungen entstanden sind, die zwar die aktuellen Probleme lösen, aber die Komplexität bei der Einführung von E-Payment erhöhen. Eine Möglichkeit, einheitliche Standards zu etablieren, wäre zum Beispiel die Vereinheitlichung der Schnittstellen zwischen den einzelnen Onlinediensten und Zahlungsplattformen. Das Endziel sollte darin bestehen, Synergieeffekte auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene zu schaffen. Dies kann zunächst zu einem Anstieg der Kosten für E-Payment führen, aber nach der Roll-out-Phase ist meist wieder mit einer Kostenreduzierung zu rechnen.

Schaffen Sie Akzeptanz bei Bürgerinnen und Bürgern durch bekannte Zahlarten

Bürgerinnen und Bürger erwarten, dass sie in staatlichen Verwaltungen mit bekannten und gängigen Zahlarten zahlen können. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die regelmäßig mit der Verwaltung in Kontakt treten müssen, etwa bei der Zahlung von Steuern oder Gebühren. Die Akzeptanz von bekannten Zahlarten trägt dazu bei, die Zahlungsverpflichtungen der Bürgerinnen und Bürger zu erleichtern und die Zahlungsmoral zu stärken.

Die Grundvoraussetzung: ein automatisierter End-to-End-Prozess

Ein automatisierter End-to-End-Prozess ist ein Prozess, der vollständig automatisiert wird. Dies bedeutet, dass alle Schritte des Prozesses von der Erfassung der ursprünglichen Daten bis hin zur Bereitstellung der Ergebnisse automatisch erfolgen. Dieser Ansatz bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter eine erhebliche Zeitersparnis, eine höhere Genauigkeit und eine Auflösung der manuellen Arbeit. Für Kommunen bedeutet das: Alle Prozesse, die bisher noch manuell durchgeführt werden, müssen automatisiert werden.

Wie können Kommunen von E-Payment profitieren?

Städte, Gemeinden und öffentliche Einrichtungen können in vielerlei Hinsicht von einem guten Finanzmanagement in Verbindung mit E-Payment profitieren. Zum einen kann das Finanzmanagement dabei helfen, die finanzielle Situation einer Stadt, Gemeinde oder öffentlichen Einrichtung zu verbessern. Durch die Planung, Kontrolle und Steuerung der finanziellen Aktivitäten wird sichergestellt, dass die Mittel effektiv eingesetzt werden. Zum anderen kann E-Payment dabei helfen, die Zahlungsabwicklung zu vereinfachen und zu beschleunigen. Durch die elektronische Überweisung von Geldern können Zahlungen schnell und unkompliziert getätigt werden, was wiederum zu einer größeren Zufriedenheit bei Bürgerinnen und Bürgern führt.

Mit einem modernen digitalen System haben die Entscheidungsträger außerdem die Möglichkeit, interne Kosten zu reduzieren und Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu entlasten.

Hier sehen Sie noch einmal die drei wichtigsten Vorteile von E-Payment auf einen Blick:

Höhere Zufriedenheit bei Bürgerinnen und Bürgern, durch schnelle und unkomplizierte Zahlverfahren und Benutzerfreundlichkeit,
Zeitersparnis für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Anbindung an Fachverfahren und automatisierte Prozesse,
Sicherstellung einer Zahlungsgarantie durch einen Inkasso-Service.

Die kommune.digital.app

E-Payment und Finanzmanagement sind zwei sehr wichtige Themen in der heutigen Geschäftswelt. Und auch unsere Kommunen können von den Vorteilen dieser beiden Bereiche profitieren. Deshalb haben wir die kommune.digital.app ins Leben gerufen. Eine moderne und leistungsstarke Anwendung, mit der Sie im Handumdrehen eine Vielzahl von Dienstleistungen und Informationen online zur Verfügung stellen können. Dank der intuitiven Bedienung, der vielfältigen Funktionen sowie der Möglichkeit für E-Payment ist die kommune.digital.app ideal für jede Kommune, die eine einfache und schnelle Lösung für die Bereitstellung von Online-Diensten und E-Payment sucht.

Erfahren Sie hier mehr über unseren App-Baukasten

(1) Studie der S-Public Services, Visa und des Deutschen Städte- und Gemeindebunds, durchgeführt vom Kompetenzzentrum Öffentliche Wirtschaft, Infrastruktur und Daseinsvorsorge e. V.