Ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmodell braucht starke Partner

Jürgen Pruss, Chief Technology Officer (CTO), zuständig für den Bereich Government bei Dell Technologies, berichtet von seinen Erfahrungen in Bezug auf Homeoffice im öffentlichen Sektor:

Er ist der Ansicht, dass die Möglichkeiten, für Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung, hybrid zu arbeiten unterschiedlich ausfallen. Zwar wird dieses Arbeitsmodell zunehmend gefördert, allerdings gibt es häufig Hindernisse, die die tatsächliche Umsetzung ausbremsen. So haben der jeweilige Tätigkeitsbereich mitsamt Aufgaben, die technischen Rahmenbedingungen sowie die Digital-Affinität der Verantwortlichen einen erheblichen Einfluss darauf, ob und wie die Beschäftigten remote arbeiten können.
Zu weiteren Herausforderungen gehört außerdem, adäquate Technik zur Verfügung zu stellen wie auch Fachverfahren und Abläufe ausreichend zu digitalisieren und damit Dokumente in Papierform abzulösen.

Mehrheit der Beschäftigten wünscht sich Veränderung

Einhergehend mit der Bereitschaft der Behörden, die Möglichkeit des mobilen Arbeitens anzubieten, ist auch ein Großteil der Mitarbeitenden nach der Pandemie zunehmend an hybriden Arbeitsmodellen interessiert. So sind sich laut einer PwC-Studie von März 2021 88 % der Befragten einig, offen für Veränderungen des Behördenalltages zu sein. Diese Veränderungen, die unter anderem auch eine schnelle Kommunikation zum Inhalt haben, bringen nicht nur im Homeoffice, sondern auch Beschäftigten mit Außendiensttätigkeiten, etwa im Ordnungsamt, Bauamt, Jugendamt aber auch Sozial- und Gesundheitsamt enorme Vorteile. Genannt sei hier unter anderem das Vereinbaren von Terminen, die Personalkoordinierung, die Bearbeitung von Dokumenten sowie der Austausch mit andere Dezernaten. Auch Szenarien nach folgendem Schema sollten selbstverständlich werden:

„Der jeweilige Beschäftigte fotografiert eine vorgefundene Situation mit einem Tablet, notiert Anmerkungen in der entsprechenden Applikation, greift auf weitere Fachanwendungen im Netzwerk der Behörde zu, hat direkte Akteneinsicht und kann Dateien zeitnah an sein Team weiterleiten.“

Digitalisierung alleine ist nicht zukunftsfähig

Neben dem reinen Willen, auf ein hybrides Arbeitsmodell umzusteigen, braucht es des Weiteren auch eine angemessene Infrastruktur. Dies umfasst eine entsprechende Hard- und Software, aber ebenso digitale Kommunikationswege und sichere Netzwerkstrukturen. Ein dienstliches Notebook ist allerdings auch in der heutigen Zeit noch keine Selbstverständlichkeit.

Laut der PwC-Studie nutzen lediglich knapp 50 % einen Dienst-Laptop und etwa 30 % ist auf den Einsatz der privaten Technik angewiesen. Dennoch ist es unausweichlich, die jeweiligen Arbeitsplätze mit zusätzlichen Monitoren, Kopfhörern und Kameras auszustatten. Diesbezüglich ist es auch unumgänglich, die Mitarbeitenden mit den neuen Geräten, Programmen, und Kommunikationsarten auch vertraut zu machen.

Teamwork makes the Dreamwork

Um die Durchführung aus technischer Sicht schließlich möglichst einfach zu halten, ist es ratsam, bereits vollständig eingerichtetes Equipment zu versenden und organisatorische Vorbereitungen zu treffen, beispielsweise für den Fall einer Reparatur. Zuständigkeiten und Ansprechpartner bei aufkommenden Problemen sollten bekannt sein. Besonders diejenigen Verwaltungen mit kleiner oder nicht vorhandener IT-Abteilung benötigen einen starken Partner oder kommunalen Dienstleister, der sie bei der Umstellung professionell unterstützt.

Vorsicht ist besser als Nachsicht

Ein weiterer Punkt, der vielen Behörden zu schaffen macht, ist die Abwehr von Cyber-Angriffen. Auf diversen Wegen, wie beispielsweise durch offene Router-Ports im Homeoffice, nicht geschützte Zugänge zum Verwaltungsintranet oder kurzfristig eingerichtete Videokonferenz-Software verschaffen sich Kriminelle Zugang zu den sensiblen Daten. Daher müssen es sich die Städte und Gemeinden zur Aufgabe machen, ihre Mitarbeitenden zu sensibilisieren und gleichzeitig die Geräte, vor allem im bei remote work, ausreichend abzusichern. Dazu empfiehlt sich, auf fortschrittliche Lösungen unter Einbindung von Künstlicher Intelligenz zurückzugreifen, da diese auch in der Lage sind, neu auftretende Angriffsmethoden abzuwehren.

Was, wenn es doch passiert?

Neben vorbeugenden Maßnahmen im Rahmen der Cyber Security sollte auch das Thema Cyber Recovery eine Rolle in der Planung einnehmen. Das Ziel dabei ist, im Falle einer stattgefundenen Attacke trotzdem weiterarbeiten zu können. Dafür werden alle kritischen Informationen und Fachverfahren separat in einem geschützten Teil des Rechenzentrums gespeichert. Auf diese kann dann nach einem Angriff zurückgegriffen werden, wodurch es wiederum möglich ist, kritische Systeme wiederherzustellen und den Betrieb zeitnah wieder aufzunehmen. Mithilfe von automatisierten Wiederherstellungsverfahren kann dieser Vorgang beschleunigt und auch nach Naturkatastrophen und Stromausfällen eine Erreichbarkeit der Verwaltung gewährleistet werden.

Eine umfassende Analyse bildet die Basis

Zusammenfassend empfiehlt es sich, für die öffentliche Verwaltung beim Bestreben eines hybriden Arbeitsmodells zunächst den Arbeitsalltag anhand der folgenden Fragen zu untersuchen:

• Wo besteht Bedarf?
• Welche Tätigkeiten können auf hybrid umgestellt werden?
• Welche Mitarbeitenden möchten überhaupt im Homeoffice arbeiten?
• Was muss geschützt werden?
• Wie sieht es mit Cyber Recovery aus?
• Ist mein IT-Team dazu in der Lage beziehungsweise bietet mein Dienstleister die notwendigen Services an?
• Wie komme ich an Fördergelder?

Nachdem eine solche Bestandsaufnahme erfolgt ist, folgt dann die Hinwendung zu den IT-Partnern bzw. kommunalen Dienstleistern, die die nötige Expertise für eine sichere Umstellung mitbringen.

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