Die neue, schnelle und zuverlässige deutsche Verwaltung

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Die neue, schnelle und zuverlässige deutsche Verwaltung

Wer an die öffentliche Verwaltung in Deutschland denkt, dem kommt unmittelbar das Bild von kurzen Öffnungszeiten, langen Warteschlangen und umfangreichen Papierformularen in den Sinn. Durch die Pandemie hatten die Behörden allerdings die Gelegenheit, zu beweisen, dass sie in der Lage sind, ihre Strukturen und Abläufe innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren. Dieser Ausgangspunkt bietet eine gute Möglichkeit, an die umgesetzten Veränderungen anzuknüpfen, um so der Bevölkerung flächendeckende Online-Services zu bieten, die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern und schließlich zu einem echten digitalen Dienstleister auf Bundes-, Landes und Kommunalebene zu werden.

Die letzten zwei Jahre haben großen Einfluss auf das Privatleben und ebenso auf das Berufsleben aller in Deutschland lebenden Menschen gehabt. Viele alltägliche Tätigkeiten wurden auf eine digitale Abwicklung umgemünzt. Und auch diejenigen, die sich nicht für Homeoffice, Onlineshopping und Videostreaming begeistern oder allgemein wenige Berührungspunkte zu Digitalisierung hatten, kommen zunehmend in Kontakt mit ihr, beispielsweise um im Restaurant die Speisekarte über den QR-Code abzurufen oder bei einer Kulturveranstaltung einzuchecken. Diese Entwicklung hatte auch zur Folge, dass die Erwartungshaltung hinsichtlich der digitalen Angebote auf anderen Ebenen, wie der öffentlichen Verwaltung gestiegen ist.

Im EU-weiten Vergleich befindet sich der öffentlichen Sektor in Deutschland beim Thema Digitalisierung deutlich unter dem Durchschnitt von 67 % und somit weiterhin auf den letzten Plätzen. Ein Beispiel dafür ist die Online-Übermittlung von behördlichen Unterlagen, die im Jahr 2019 nur ca. 50 % der Internet-Nutzenden für sich verzeichnen konnte1.

Doch mit dem Onlinezugangsgesetz kommt Hoffnung auf, da es Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, spätestens bis Ende 2022 in Summe 575 Verwaltungsleistungen online anzubieten. Bei der tatsächlichen Umsetzung ist allerdings noch viel Luft nach oben. In Bezug auf die Entwicklung und Erprobung von neuen Lösungen und Services sind zunächst die einzelnen Länder tätig und erst im Anschluss erfolgt eine bundesweite Einführung. Dies hat den Hintergrund, dass die Verschwendung von Ressourcen verhindert werden soll und die Digitalangebote deutschlandweit einheitlich sind.

Potentiale aus der Krise ziehen

Die hohe Geschwindigkeit, in der deutsche Behörden im Ernstfall digitalisieren können, wurde während der Pandemie mehrfach deutlich, als sie innerhalb weniger Tagen neue Portale für das Beantragen von Corona-Hilfen und weiteren Geldern zur Unterstützung entwickelten. Dies ist bemerkenswert, vor dem Hintergrund, dass die meisten Behörden mit ganz ähnlichen Problemen zu kämpfen hatten wie Unternehmen.
Zum einen mussten sie den eigenen Geschäftsbetrieb aufrechterhalten und sich organisatorisch sowie technisch auf Homeoffice einstellen, zum anderen geplante Digitalisierungsmaßnahmen fortführen und darüber hinaus Projekte anstoßen, um so die Nachfrage nach weiteren Online-Angeboten zu stillen. Das war unter anderem deshalb möglich, weil keine Budgetkürzungen stattgefunden haben. Jedoch ist davon auszugehen, dass die aufgrund der Pandemie angespannte Finanzlage auf allen Gebietsebenen dazu führt, dass ein Großteil der Haushalte konsolidiert wird und Sparmaßnahmen eingeleitet werden. In dem Fall zahlen sich digitale Lösungen doppelt aus: Sie bieten den Bürgerinnen und Bürgern nicht nur einen besseren Service, sondern optimieren interne Arbeitsabläufe und tragen auf diese Weise dazu bei, die Kosten zu reduzieren.

Nun gilt es, die Digitalisierung des öffentlichen Sektors mit Nachdruck voranzutreiben, da die umfangreichen Konjunkturpakete, die Deutschland und die Europäische Union geschnürt haben, lediglich für eine begrenzte Zeit zusätzliche Mittel bereitstellen. Das deutsche Hilfspaket, mithilfe dessen die Wirtschaft in Schwung und Deutschland zukunftsfähig gemacht werden soll, umfasst insgesamt 130 Milliarden Euro, das europäische 750 Milliarden Euro. Davon werden 10-15 % in deutschlandweite Digitalisierungsvorhaben, vorwiegend in die öffentliche Verwaltung, einfließen, so die Marktforscher von IDC. Ihnen zufolge ist es „eine der größten Chancen für die Transformation des öffentlichen Sektors seit der deutschen Wiedervereinigung“2.

Online-Services mit neuer ETHIK

Obwohl es einer zügigen Digitalisierung der Behörden bedarf, sollte diese nicht überstürzt erfolgen und vor allem veränderte Arbeitsweisen und Arbeitsabläufe mit sich bringen. Digitale Benutzeroberflächen, hinter denen dieselben, häufig ineffizienten Abläufe wie bisher stehen, sind für die öffentliche Verwaltung nicht hilfreich und aus Perspektive der Bürgerinnen und Bürger nicht überzeugend. Situationen in denen zum Beispiel tagelang auf ein per Post verschicktes Passwort gewartet werden muss oder online eingereichte Anträge erst nach Wochen manuell bearbeitet werden, gilt es zu unterbinden. Daher ist es zwingend notwendig, dass Abläufe überdacht, verschlankt und gegebenenfalls auch aussortiert werden, wenn sie überflüssig sind noch bevor es ans Digitalisieren geht.

In dem Zusammenhang hat IDC die wichtigsten Ziele der Digitalisierung des öffentlichen Sektors unter dem Begriff „ETHIK" zusammengefasst. Die Anforderung an neue digitale Services und Abläufe ist demnach, dass sie effizient, transparent, hochgradig reaktionsschnell, inklusiv und komfortabel sind. Dadurch könnten sie intern sowie extern ihre beste Wirkung entfalten. Die Produktivität würde enorm gesteigert werden, wenn die Behörden ihre Daten- und Anwendungssilos auflösen, das Datenschutz- und Sicherheitsniveau verbessern und den eigenen Mitarbeitenden benutzerfreundliche Systeme zur Verfügung stellen könnten.

Gleichzeitig dürfen sich die Bürgerinnen und Bürger an zuverlässigen Online-Angeboten erfreuen und müssen keine langen Bearbeitungszeiten mehr in Kauf nehmen. Dadurch wandelt sich wiederum das Bild der trägen Behörde zu dem einer fortschrittlichen Verwaltung, die verantwortungsvoll mit den Steuergeldern umgeht. Letzten Endes sorgt dies für mehr Akzeptanz in der Bevölkerung, was von hoher Relevanz ist, weil auch das Vertrauen in die Behörde mit besserem Service signifikant steigt3.

Eine Plattform für alle Online-Services

Als Grundlage für die Digitalisierung des öffentlichen Sektors dienen hybride Infrastrukturen und offene Plattformen, mithilfe derer flexibel skaliert, reibungslos Daten ausgetauscht und mit Container-Technologien moderne Anwendungen und Services aufgebaut werden können. Unterdessen ist es ratsam, dass Behörden Daten als strategische Ressource nutzen und mit Lösungen für Big Data, künstlicher Intelligenz und Machine Learning neue Erkenntnisse aus diesen Daten schließen können. Letztere helfen dann dabei, bessere und schnellere Entscheidungen zu treffen und den Automatisierungsgrad zu erhöhen.

Der Datenschutz und die Sicherheit ist dabei stets zu beachten, da der öffentliche Sektor einerseits mit neuen Online-Angeboten noch stärker ins Blickfeld von Cyberkriminellen gerät, und andererseits die Bevölkerung einem allzu hemmungslosen Datenaustausch zwischen Behörden und Ämtern eher skeptisch gegenübersteht. Daraus ergibt sich für die öffentliche Verwaltung die Herausforderung, neue Services zu schaffen, die nicht nur hochsicher sondern auch einfach in der Handhabung sind. Dazu gehört auch, den Datenfluss im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben so auszuweiten, dass die Zusammenarbeit von Behörden verbessert wird und Bürgerinnen und Bürger nicht mehr unzählige Male ihre Daten auf den entsprechenden Portalen eingeben müssen.

Bei diesem Unternehmen müssen die Behörden nunmehr nicht allein tätig werden – der Großteil der Bevölkerung ist gegenüber einer Kooperation mit Unternehmen und Hochschulen bei der Entwicklung innovativer digitaler Lösungen aufgeschlossen4. Im Fokus stehen für sie zuverlässige und sichere Services und eine einfachere Nutzung der Angebote. Über 50 % würde laut eigenen Angaben mehr digitale Services der öffentlichen Verwaltung nutzen, wenn diese gesammelt auf einer einzigen Plattform bereitstünden.







1 „Digital Economy and Society Index 2020 – Digital public services”, EU-Kommission, https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/desi-digital-public-services
2 „Wie die digitale Transformation des öffentlichen Sektors nach der Krise erfolgreich sein kann“, IDC Infobrief, https://www.delltechnologies.com/de-de/industry/digital-cities/index.htm
3 „Public Sector Practice - The global case for customer experience in government“, McKinsey, https://www.mckinsey.com/industries/public-and-social-sector/our-insights/the-global-case-for-customer-experience-in-government
4 „Öffentliche Verwaltung - Neue Einblicke, um Bürgern besser zu helfen“, Accenture, https://www.accenture.com/de-de/insights/public-service/citizen-survey-2019

Verfasser

Jürgen Pruss

Jürgen Pruss
Chief Technology Officer, Dell Technologies

Jürgen Pruss ist bei Dell Technologies als Chief Technology Officer - Government tätig.
Er kombiniert sein umfangreiches Wissen mit den speziellen Anforderungen aus der Operational-Technologie (OT) bei Smart Cities und IoT Projekten. Zu seinen Aufgaben gehören die ganzheitliche Beratung öffentlicher Kunden und die Entwicklung strategischer Lösungen zu Anforderungen rund um das eGovernment, digitale Verwaltung, Schule (K12), Smart-Cities und der digitalen Transformation von IT-Infrastrukturen vom Edge über Core bis hin in die Cloud.